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1. IMPEGNO SOTTOSCRITTO DA TOUREXP SRL IN MERITO ALLA PROTEZIONE DELLA PRIVACY
Poiché la riteniamo un cliente di riguardo, la nostra principale priorità consiste nell'offrirle soggiorni e occasioni esclusive. La sua totale soddisfazione e la sua fiducia in Tourexp srl. sono per noi essenziali. Come parte del nostro impegno a soddisfare le sue aspettative, abbiamo introdotto una politica di protezione della privacy della clientela. Il presente documento descrive le modalità in base alle quali Tourexp srl utilizza le informazioni personali che la riguardano.
2. CONSENSO
Per «dati personali» (di seguito definiti «DP») , si intendono tutte le informazioni raccolte e registrate in un formato che consenta l'identificazione personale del cliente, secondo modalità dirette (es. nome) o indirette (es. numero di telefono), in qualità di persona fisica. Prima di trasmetterci queste informazioni, le raccomandiamo di consultare la nostra politica in materia di protezione della privacy della clientela. Il presente documento fa parte delle condizioni generali applicabili ai nostri servizi alberghieri: accettando tali condizioni, lei accetta espressamente le disposizioni del documento.
3. I NOSTRI PRINCIPI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DELLA CLIENTELA
a. Trasparenza: All'atto della raccolta e trattamento dei suoi «DP», provvederemo a comunicarle tutte le informazioni del caso e a informarla in merito ai destinatari dei dati e ai fini per cui verranno utilizzati
b. Legittimità: la raccolta e il trattamento dei «DP» si limiterà ai fini illustrati nel presente documento
c. Pertinenza e correttezza: gli unici «DP» da noi raccolti sono quelli necessari ai fini del trattamento dei dati. Prenderemo inoltre ogni ragionevole provvedimento al fine di garantire esattezza e aggiornamento dei «DP» da noi conservati
d. Conservazione: provvederemo a conservare i «DP» per il periodo necessario al fine del trattamento dei dati come indicato nel presente documento e in conformità a quanto previsto dalla legge italiana.
e. Accesso e rettifica: le sarà offerta la possibilità di accedere ai suoi «DP», modificarli, correggerli o cancellarli. Avrà, ugualmente, il diritto di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali che la riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. I dati per contattarci sono elencati nella sezione “Contatti” del sito Web.
f. Riservatezza e sicurezza: provvederemo ad adottare tutti i ragionevoli provvedimenti tecnici e organizzativi al fine di proteggere i suoi «DP» da modifiche o perdite accidentali o illecite o da qualsiasi modalità di utilizzo, divulgazione o accesso non autorizzate.
4. CAMPO DI APPLICAZIONE
Il presente documento è applicabile a tutti i tipi di trattamento dei dati effettuati dall’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci e al sito Web www.villaromanazzi.it .
5. QUALI SONO LE TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI RACCOLTI?
Saremo tenuti a richiederle in varie occasioni, in quanto cliente Tourexp srl, informazioni riguardanti lei o membri della sua famiglia, quali:
◦ dati personali (ad esempio nome, cognome, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica e così via)
◦ informazioni personali (ad esempio data di nascita, nazionalità e così via)
◦ informazioni su eventuali figli (ad esempio nome, data di nascita, età…)
◦ numero di carta di credito, (per transazioni e prenotazioni)
◦ numero di registrazione a un programma fedeltà ACCOR (a cui l’hotel è legato da contratto di franchising o ad altri programmi di partner (ad esempio aerei)
◦ data d'arrivo e di partenza
◦ preferenze e interessi (ad esempio camera fumatori o non fumatori, piano preferito, tipo di lenzuola, letture preferite, sport preferiti, interessi culturali e così via)
◦ sue domande e commenti durante il soggiorno presso una delle nostre strutture e successivamente.
In genere non raccogliamo dati sui minori di 18 anni, fatta eccezione per nome e cognome, nazionalità e data di nascita, che ci vengono comunque forniti da una persona adulta. Le saremo grati se vorrà assicurarsi che i suoi figli non ci trasmettano alcun «DP», in particolare tramite Internet, senza il suo consenso. Nel caso in cui tale trasmissione di informazioni si verificasse, potrà comunque contattarci e fornirci le necessarie istruzioni per l'eliminazione di tali informazioni.
Non raccogliamo volontariamente informazioni di natura confidenziale, riguardanti ad esempio razza, etnia, orientamenti politici, credenze religiose e filosofiche, appartenenza a organizzazioni sindacali, né informazioni relative allo stato di salute o all'orientamento sessuale.
Inoltre, conformemente alle leggi locali applicabili, possono essere considerate informazioni di natura confidenziale anche il suo numero di carta di credito, i suoi hobby, le sue attività ricreative, il fatto che lei fumi o no e così via. È possibile che sia necessario richiederle tali informazioni al fine di soddisfare le sue richieste o semplicemente per fornirle un servizio adeguato, come nel caso di regimi alimentari specifici: in tal caso, secondo le leggi vigenti in Italia, il suo consenso preventivo potrà risultare necessario ai fini della raccolta di informazioni di natura confidenziale.
6. QUANDO VENGONO RACCOLTI I SUOI DATI PERSONALI?
I «DP» possono essere raccolti in varie occasioni, fra cui:
a. Attività alberghiere:
◦ Prenotazione di una camera
◦ Check-in e check-out
◦ Consumazione di bevande o pasti al bar o ristorante dell'hotel durante un soggiorno
◦ Richieste, reclami e/o controversie
b. Partecipazione a programmi o animazioni di natura marketing:
◦ Iscrizione ai programmi fedeltà
◦ Partecipazione a sondaggi di soddisfazione (ad esempio la compilazione di un questionario di soddisfazione a seguito di un soggiorno alberghiero)
◦ Concorsi o giochi online
◦ Abbonamento a newsletter, per il ricevimento via posta elettronica di comunicazioni su offerte e promozioni
c. Trasmissione di informazioni provenienti da terze parti:
◦ Tour operator, agenzie di viaggio, sistemi di prenotazione tramite GDS e così via
d. Attività su Internet:
◦ Connessione al sito www.villaromanazzi.it (indirizzo IP)
◦ Moduli di raccolta dati online (prenotazione in linea, questionari e così via)
7. QUALI SONO LE FINALITA'?
Procediamo alla raccolta dei suoi «DP» al fine di:
a. Gestire le sue prenotazioni:
◦ Prenotazione delle camere e richieste di alloggio
◦ Registrazione e conservazione dei documenti legali conformemente alle normative di contabilità
◦ Gestione interna di elenchi di clienti che hanno creato problemi di pagamenti o si sono resi protagonisti di episodi di inciviltà
b. Gestire il suo soggiorno in hotel:
◦ In relazione ai servizi di cui lei usufruisce (telefono, bar, canali televisivi a pagamento e così via)
◦ Gestione degli accessi alle camere
c. Migliorare il nostro servizio alberghiero, con particolare riferimento a:
◦ Il trattamento dei suoi «DP» nell'ambito del nostro programma di marketing clienti
◦ Una migliore comprensione delle sue esigenze e aspettative
◦ L'aggiornamento dei nostri prodotti e servizi al fine di poter meglio rispondere alle sue esigenze
d. Inviarle newsletter, promozioni e offerte turistiche, alberghiere e di servizi oppure per contattarla telefonicamente. In qualsiasi momento lei potrà comunque disdire l'abbonamento a tali newsletter facendo clic sull'apposito collegamento in calce alle medesime.
e. Migliorare i servizi dell’hotel, con particolare riferimento a:
◦ Realizzazione di studi e analisi dei questionari e dei commenti dei clienti
◦ Gestione dei reclami
◦ Possibilità di farla beneficiare dei vantaggi offerti dal nostro programma fedeltà
f. Rendere più sicura e più facile la sua navigazione sul sito Internet www.villaromanazzi.it, con particolare riferimento a:
◦ Miglioramento della navigazione
◦ Attuazione di misure di sicurezza e prevenzione delle frodi
g. Conformarsi alle legislazioni locali, ad esempio in materia di conservazione dei documenti contabili.
8. CONDIVISIONE DEI DATI PERSONALI
a. Al fine di fornirle il servizio migliore, ci riserviamo la facoltà di condividere i suoi «DP » consentendone l'accesso al personale autorizzato delle nostre unità operative, con particolare riferimento a:
◦ Personale alberghiero
◦ Personale addetto alle prenotazioni facente uso degli strumenti di prenotazione Tourexp srl.
◦ Servizi informatici
◦ Partner commerciali e servizi marketing
◦ Servizi medici in caso di necessità
◦ Servizi giuridici in caso di necessità
◦ In linea generale, qualsiasi persona, presso le unità della società Tourexp srl, incaricata del trattamento di specifiche categorie di «DP».
b. Per quanto riguarda fornitori di servizi e partner: i suoi «DP» possono essere trasmessi a terzi nell'intento di fornirle determinati servizi e di migliorare il suo soggiorno, con particolare riferimento a:
◦ Fornitori di servizi esterni: subappaltatori informatici, call centre internazionali, banche, istituti di emissione di carte di credito, avvocati esterni, router, stampanti
◦ Partner commerciali.
c. Autorità locali: abbiamo altresì la facoltà di trasmettere le sue informazioni alle autorità locali, laddove sia richiesto dalla legge oppure nell'ambito di un'inchiesta e conformemente alle normative locali.
9. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI
Ai fini illustrati nell'articolo 7 del presente documento, ci riserviamo la facoltà di trasmettere i suoi «DP» a destinatari interni o esterni, con sede in paesi che offrono un diverso livello di protezione dei dati.
Di consequenza, oltre che a far rispettare le disposizioni del presente documento, Tourexp srl si impegna ad adottare provvedimenti appropriati, comprensivi di specifiche clausole contrattuali, al fine di rendere sicuri i trasferimenti dei suoi «DP» presso un destinatario esterno avente sede in un paese caratterizzato da un livello di protezione diverso da quello vigente nel paese in cui tali dati sono stati raccolti.
10. SICUREZZA DEI DATI
Tourexp srl ha introdotto tutte le misure tecniche e organizzative appropriate, in base alle normative legali applicabili, per proteggere i suoi «DP» dalla distruzione illecita o accidentale, da perdite o alterazioni accidentali, nonché dalla divulgazione o accesso non autorizzati. A tal fine, abbiamo adottato misure tecniche (ad esempio l'installazione di firewall) e organizzative (ad esempio l'introduzione di un sistema d'identificazione / basato su password, soluzioni di protezione fisica e così via).
In caso di trasmissione di informazioni relative alla sua carta di credito nel corso di una prenotazione alberghiera, la sicurezza della transazione è garantita dalla tecnologia di codifica SSL (Secure Socket Layer). Il presente documento clienti non riguarda l'accesso a siti Internet di terzi e Tourexp srl non può essere ritenuta responsabile della politica di tali siti sul trattamento e l'utilizzo dei dati personali.
11. CONSERVAZIONE DEI DATI
Conserveremo i suoi «DP» unicamente per il periodo necessario ai fini illustrati nel presente documento o previsto dalla legge applicabile.
12. ACCESSO E MODIFICA
Lei avrà il diritto di accedere ai DP che la riguardano raccolti da Tourexp srl e di modificarli, fatto salvo il rispetto delle disposizioni di legge applicabili.
A tal fine, per esercitare i suoi diritti sui «DP» conservati presso l’ hotel, dovrà contattarci direttamente. I nostri recapiti sono elencati nella sezione “Contatti” del sito Web.
13. AGGIORNAMENTO
Ci riserviamo il diritto di modificare periodicamente il presente documento: di conseguenza, la invitiamo a consultarla regolarmente, soprattutto all'atto di effettuare una prenotazione presso il nostro hotel.
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